Första snönatten i november. På kontoret är tre fönster öppna: ett Excelark med 300 adresser, GPS-leverantörens webbportal och faktureringsprogrammet. I telefonen plingar en gruppchatt där förarna skriver "klar" och "hoppar över Ekvägen, bil parkerad". Allt fungerar, ungefär. Sedan kommer december, och någon ska räkna ihop vad som faktiskt ska faktureras.
Ett vintersystem är det som ersätter den bilden: ett verksamhetssystem för vinterverksamhet där adresser, rutter, utkall, förare, GPS, underentreprenörer och fakturor hänger ihop i samma data. Den här guiden går igenom vad ett sådant system ska täcka från början till slut, hur du utvärderar olika alternativ, vilka fällor som är vanligast och en checklista att ta med till leverantörsmötet.
Innehåll
- Vad ett vintersystem ska täcka
- Den vanliga fällan: Excel, separat GPS och separat fakturering
- Så utvärderar du ett verksamhetssystem
- Checklista inför valet
- Så hänger det ihop i SnowManager
- Sammanfattning
Vad ett vintersystem ska täcka
Ett verksamhetssystem för vinterverksamhet är inte ett generellt affärssystem med en snöröjningsmodul. Vinterarbete styrs av vädret, sker på natten och ska kunna bevisas i efterhand. Här är delarna som behöver finnas, i den ordning arbetet flyter.
Adresser och ritade ytor
Allt börjar med objekten: fastigheter, parkeringar, gångvägar och gator. En adress i ett kalkylark säger var något ligger. Ett bra system låter dig dessutom rita ytorna som ska åtgärdas på kartan, per arbetstyp: parkeringen som ska plogas, gångvägen som ska sandas. Ytorna blir instruktion för föraren, underlag för offerten och gränsen som GPS:en kontrolleras mot. Det ska också gå att importera adresslistan ni redan har, i stället för att knappa in allt för hand.
Rutter, vägrutter och zoner
En adresslista blir en plan först när den är ordnad i rutter: stopp i körordning, per arbetstyp. Kör ni gator snarare än gårdar behövs vägrutter, där själva vägnätet är rutten. För större områden hjälper zoner, så att ett helt distrikt kan kallas ut på en gång. Mer om hur rutter byggs finns i guiden om ruttplanering för snöröjning.
Utkall
Utkallet är motorn en snönatt: vad ska göras, var och när. Systemet ska kunna kalla ut enskilda adresser, hela rutter och zoner, och det ska stoppa misstag, till exempel att samma adress hamnar på två utkall samma natt. Hur planeringen går till i praktiken beskriver vi i planering av utkall för snöröjning.
Förarapp
Förarna är systemets viktigaste användare, och de använder det i en mörk hytt med handskar på. Appen ska visa dagens arbete, låta föraren acceptera utkallet, navigera till stoppen, ta foton och avsluta rutten, även där mobiltäckningen försvinner. Guiden om bästa appen för snöröjning går igenom vad som skiljer en bra förarapp från en dålig.
GPS och dokumentation
Ankomst och avfärd ska registreras automatiskt, kopplat till rätt utkall och stopp, och resultatet ska gå att visa för en kund eller ett försäkringsbolag. Vad ett sådant GPS- och kontrollsystem ska klara har vi skrivit en egen guide om: GPS- och kontrollsystem för vinterunderhåll.
Underentreprenörer
Många entreprenörer anlitar underentreprenörer under vintern. Då räcker det inte att ge dem en gästinloggning. De behöver ta emot utkall, acceptera eller avböja, dokumentera arbetet i samma app som din egen personal, och avräkningen ska bygga på samma utförda arbete som kundfakturan. Läs mer i guiden om underentreprenörer inom snöröjning.
Fakturering och ekonomisystem
Här läcker det lätt pengar. Varje utfört stopp ska kunna bli en fakturarad med rätt pris, oavsett om kunden betalar per besök, per timme eller per säsong. Sedan ska fakturorna vidare till ekonomisystemet utan att någon skriver av dem. Kontrollera tidigt vilka ekonomisystem leverantören faktiskt har integration med, och vad alternativet är om ert inte finns med. Guiden om fakturering och dokumentation inom vinterunderhåll går djupare.
Kundportal
Fastighetsförvaltare och BRF-styrelser vill veta om det har röjts utan att ringa. En kundportal där kunden ser sina egna fastigheter, vad som är planerat, vad som är gjort och foton från platsen sparar samtal och bygger förtroende.
Väder
Vädret avgör när det blir utkall. Systemet behöver inte ersätta en vädertjänst, men det är värdefullt om prognosen syns där utkallet skapas och sparas med det, så att det i efterhand går att visa varför lagen åkte ut.
Den vanliga fällan: Excel, separat GPS och separat fakturering
En vanlig lösning är ett lapptäcke: kundregister i Excel, en GPS-tjänst från en leverantör, fakturering i ekonomisystemet och utkall via telefon och gruppchatt. Varje del fungerar för sig. Problemen uppstår i skarvarna:
- Samma data finns på flera ställen. En ny kund läggs in i Excel, i GPS-portalen och i ekonomisystemet. Förr eller senare skiljer sig uppgifterna åt.
- GPS-spåret vet inte vad jobbet var. Den fasta GPS-enheten visar att bilen var på Storgatan, men inte vilket utkall, vilken kund eller vilken arbetstyp det gällde.
- Faktureringen blir handarbete. Någon ska läsa gruppchatten, jämföra med GPS-portalen och skriva fakturarader. Det tar tid, och det som ingen skrev upp faktureras inte.
- Underentreprenörer faller utanför. Deras arbete rapporteras per telefon eller sms, och avräkningen stäms av i ett eget kalkylark.
- Allt hänger på en person. Den som vet hur Excelarket fungerar blir sjuk den natt det snöar mest.
Fältanteckning: räkna på skarvarna, inte på licenserna. Hur många timmar i månaden går åt till att flytta uppgifter mellan Excel, GPS-portalen och ekonomisystemet? Det är den kostnaden ett sammanhållet vintersystem ska ta bort.
Så utvärderar du ett verksamhetssystem
Leverantörsdemos visar gärna det som fungerar bäst. Styr utvärderingen själv:
- Utgå från en riktig snönatt. Ta en natt från förra säsongen, med dess adresser, rutter och avvikelser, och be leverantören visa hur den hade sett ut i systemet från utkall till faktura.
- Låt en förare testa appen. Inte på ett konferensrum, utan i en bil, med handskar och gärna där täckningen är dålig.
- Följ ett stopp hela vägen. Välj en adress och följ den från ritad yta till utkall, incheckning, foto, fakturarad och vidare till ekonomisystemet. Varje ställe där något måste skrivas av är en skarv.
- Testa med en underentreprenör. Hur bjuds de in, vad ser de, och hur blir deras arbete en avräkning?
- Fråga om data ut. Kan ni exportera adresser, historik och fakturarader om ni byter system?
- Kontrollera integrationerna. Gå igenom exakt vilket ekonomisystem ni har och vad som skickas dit.
Checklista inför valet
Använd listan som stöd vid leverantörsmötet:
- Adresser: Kan vi importera vår adresslista och rita ytor per arbetstyp på kartan?
- Rutter: Finns både stopprutter och vägrutter, och kan ett helt område kallas ut på en gång?
- Utkall: Hur förhindras dubbla utkall på samma adress samma natt?
- Förarapp: Fungerar appen på iPhone och Android, på svenska och utan täckning?
- GPS: Registreras ankomst och avfärd automatiskt och kopplat till rätt stopp? Vad registreras utanför arbetstid?
- Dokumentation: Vilken rapport kan vi ge en kund eller ett försäkringsbolag för ett utfört stopp?
- Underentreprenörer: Får de ett eget konto, och bygger avräkningen på samma utförda arbete som kundfakturan?
- Prissättning: Stöds per besök, per timme och per säsong, och särskilda priser till exempel på helgdagar?
- Ekonomisystem: Vilka integrationer finns i dag, och hur ser exporten ut om vårt system inte är med?
- Kundportal: Vad kan kunden se, och kan vi styra det per person?
- Dataskydd: Var lagras data, och hur hanteras förarnas positioner enligt GDPR?
Så hänger det ihop i SnowManager
SnowManager är byggt som ett sammanhållet vintersystem. Kort om hur delarna ovan fungerar i dag:
- Adresser och offerter. Adresser kan importeras från en Excel- eller CSV-mall med förhandsgranskning innan något sparas. Ytor ritas på satellitkartan per arbetstyp, och offerter prissätts utifrån den uppmätta ytan och dina prisintervall. En godkänd offert blir en adress med de offererade priserna.
- Rutter och utkall. Det finns stopprutter och vägrutter målade på vägnätet, och zoner där ett utkall omfattar rutterna inom området. Utkall kan skickas för adresser, rutter eller zoner. Finns det redan ett aktivt utkall nära samma tid erbjuder systemet att samla adresserna i det i stället för att skapa ett nytt.
- Förarapp. Appen för iPhone och Android har pushnotiser, acceptera eller avböj, navigering, krav på foto per adress, pass och meddelanden, och fungerar offline. Den finns på svenska, danska och engelska. Mer på sidan om förarappen.
- GPS och dokumentation. Stopp checkas in och ut automatiskt mot de ritade ytorna, och varje utfört stopp kan ge en försäkringsrapport som PDF. Appen registrerar position bara medan ett utkall körs.
- Underentreprenörer. Bjud in via e-post eller organisationsnummer. Underentreprenören får ett eget företagskonto, accepterar eller avböjer utkall med en motivering, och deras förare använder samma app. Samma utförda stopp skapar både kundens fakturarad och underentreprenörens rad. Mer på sidan om underentreprenörer.
- Fakturering. Varje adress har sin pristyp: per uppdrag, per timme, per säsong, efter snödjup eller inget pris än. Prisregler på adressen, till exempel för helgdagar, går före adressens eget pris och standardpriset. Möjliga dubbletter flaggas innan något skickas. Fakturor skickas till e-conomic, Dinero, QuickBooks Online eller QuickBooks Desktop, och fakturarader kan exporteras som CSV. Mer på sidan om fakturering.
- Kundportal. Kunden ser sina adresser, planerat och utfört arbete, tider, foton och klagomål, och du väljer per person om till exempel priser och sluttider ska synas. Fakturor visas inte i portalen.
- Väder. Varje utkall sparar prognosen som arbetsledaren såg när det skapades.
Sammanfattning
Ett bra vintersystem är ett verksamhetssystem där arbetet bara registreras en gång: ytan som ritas styr offerten, rutten, GPS-incheckningen och fakturaraden. Lapptäcket av Excel, separat GPS och separat fakturering fungerar tills det snöar ordentligt, och kostnaden syns i skarvarna. Utvärdera med en riktig snönatt, låt förarna testa och följ ett stopp hela vägen till ekonomisystemet.
Vill du se helheten? Läs guiden om vilket system snöröjningsföretag använder, eller boka en demo så går vi igenom en snönatt från utkall till faktura med era egna adresser.