Klockan är 07:40 en tisdag i januari när telefonen ringer på gatukontoret. En invånare på Björkvägen undrar varför gatan inte är plogad. Plogbilen var där 03:15, men nysnön som föll vid sextiden har sopat bort alla spår. Nu gäller det att kunna visa det.
Det är den frågan ett gps-system för vinterunderhåll finns till för att besvara: vad gjordes, var, när och av vem, med ett underlag som håller även månader senare. Den här guiden går igenom vad ett GPS- och kontrollsystem för vinterväghållning och snöröjning ska klara, skillnaden mellan en app i telefonen och fast utrustning i fordonet, vilka frågor som hör hemma i en upphandling och hur vi har byggt det i SnowManager.
Innehåll
- Vem behöver ett GPS- och kontrollsystem?
- Positioner utan koppling till arbetet är bara prickar
- Automatisk incheckning vid adresser
- Vägrutter och täckning
- Gatuhistorik: svaret på "har min gata plogats?"
- Rapporter som håller vid ett skadeärende
- Förarnas integritet och GDPR
- App i telefonen eller fast utrustning i fordonet?
- Frågor att ställa i en upphandling
- Så fungerar det i SnowManager
- Sammanfattning
Vem behöver ett GPS- och kontrollsystem?
Ansvaret för vägarna är uppdelat. Enligt Trafikverkets egen genomgång av väghållaransvaret ansvarar staten genom Trafikverket för de allmänna vägarna, kommunerna förvaltar kommunala gator och vägar, och enskilda vägar sköts av vägföreningar, samfällighetsföreningar eller enskilda fastighetsägare. Till det kommer fastighetsägare och BRF:er som köper snöröjning av gårdar och parkeringar.
Gemensamt för alla är att arbetet görs i mörker och syns dåligt dagen efter. Därför handlar ett vintersystem med GPS mindre om fordonen och mer om dokumentation: beställaren vill följa upp avtalet, och utföraren vill kunna visa att det följdes.
Positioner utan koppling till arbetet är bara prickar
Ett enkelt gps-system registrerar var ett fordon har varit. Det räcker inte till vinterunderhåll. Ett kontrollsystem för vinterverksamhet behöver knyta varje position till tre saker:
- Utkallet. Vilken insats positionen hör till, när den beordrades och av vem.
- Rutten. Vilken rutt eller vägrutt föraren körde, och vilka adresser eller vägar som ingick.
- Arbetstypen och föraren. Plogning eller sandning, och vem som körde, egen personal eller underentreprenör.
Med de kopplingarna blir spåret ett svar: stopp 7 på rutt Centrum Norra, plogning, incheckat 03:15.
Automatisk incheckning vid adresser
För snöröjning av tomter, parkeringar och gångvägar är adressen arbetsenheten. Här ska systemet registrera ankomst och avfärd av sig självt. Tre saker skiljer ett bra system från ett mindre bra:
- Vad som räknas som "på plats". En nål på kartan säger var fastigheten ligger, inte vilken yta som ska röjas. Systemet bör kunna kontrollera positionen mot de ytor som faktiskt ingår i uppdraget.
- Förbifarter ska inte räknas. Det behövs en minsta vistelsetid innan ett besök registreras.
- Luckor ska synas. Saknade positioner ska synas, så att de inte tolkas som missat arbete.
Vägrutter och täckning
På gator och vägar är arbetet vägnätet självt. Då behöver systemet hantera vägrutter och visa hur stor del av varje rutt som faktiskt är körd. Kontrollera särskilt:
- Rutter på det verkliga vägnätet.
- Import av befintliga rutter från kommunens GIS.
- Täckning i realtid, så att arbetsledaren ser vad som återstår medan det fortfarande snöar.
- En orsak när en rutt avslutas ofullständig, till exempel en blockerad väg.
Gatuhistorik: svaret på "har min gata plogats?"
Den vanligaste frågan efter ett snöfall gäller en enskild gata. Ett kontrollsystem ska kunna besvara den utan att någon spelar upp en hel natts körningar. Välj gatan, välj en tidsperiod och få en lista över varje passage: när fordonet körde in och ut, i vilken riktning och hur stor del av gatan som täcktes.
Samma historik behövs långt senare, när frågan kommer från ett försäkringsbolag i stället för en granne. Då ska den också gå att exportera.
Rapporter som håller vid ett skadeärende
En halkolycka i januari kan bli ett ärende i april. Då behövs inte ett rått GPS-spår utan ett underlag som en utomstående kan läsa:
- Vem och var: utförare, kund, adress och förare.
- Vad och när: arbetstyp, start, slut och varaktighet.
- Hur: en karta över ytan med den körda vägen, inklusive ankomst och avfärd.
- Bilder: foton från platsen med tidpunkten då de togs.
- Äkthet: något som gör det möjligt att kontrollera att rapporten inte har ändrats i efterhand.
Vem som bär ansvaret avgörs av avtal och omständigheter, inte av ett system. Men systemet kan se till att ingen behöver gissa vad som gjordes.
Förarnas integritet och GDPR
Positioner som kan kopplas till en förare är personuppgifter. Integritetsskyddsmyndigheten skriver i sin vägledning om platstjänster för arbetsgivare att det är tillåtet att använda positioneringsteknik på ett sätt som motiveras av konkreta behov i verksamheten, men att tekniken inte får användas för att övervaka medarbetare i realtid på ett sätt som inte motiveras av ett sådant behov. IMY skriver också bland annat att:
- medarbetarna ska informeras om vilka kontroller som görs, varför, hur informationen används, var och hur länge uppgifterna sparas och vem som har tillgång till dem,
- det inte är tillåtet att övervaka medarbetare i hemlighet,
- samtycke inte gör övervakningen tillåten, eftersom medarbetarna är i beroendeställning till arbetsgivaren,
- arbetsgivaren oftast behöver förhandla med facket innan platstjänster aktiveras.
Läs vägledningen i sin helhet och stäm av med ert dataskyddsombud eller en jurist. Det här är ingen juridisk rådgivning. För själva systemvalet är slutsatsen praktisk: välj ett system som registrerar arbetet, inte människan. Positioner bör bara samlas in medan ett uppdrag pågår, och föraren bör alltid kunna se när spårningen är igång.
Fältanteckning: presentera GPS för förarna som det som gör slut på diskussionerna om vad som blev gjort. Den som en gång har anklagats för att ha hoppat över en gata som faktiskt plogades brukar bli systemets starkaste försvarare.
App i telefonen eller fast utrustning i fordonet?
Det finns två huvudspår, och de löser olika problem.
Fast utrustning i fordonet
- Registrerar så länge fordonet är igång, oberoende av förarens telefon och batteri.
- Vet var fordonet är, men inte av sig självt vilket utkall, vilken rutt eller vilken förare det gäller. Den kopplingen måste göras någon annanstans.
- Kräver installation i varje fordon, även underentreprenörernas.
App i telefonen
- Knyter positionen direkt till utkallet, rutten, föraren, foton och anteckningar i samma registrering.
- Fungerar likadant för egen personal och underentreprenörer, utan installation i fordonen.
- Kräver att telefonen är laddad, har rätt platsbehörighet och följer med i hytten.
Har ni redan fast utrustning för bränsle och service kan den gärna vara kvar för det. Men för frågan "kan vi visa vad som gjordes?" finns svaret i det system där utkallen och rutterna ligger.
Frågor att ställa i en upphandling
Ska ni upphandla ett vintersystem med GPS, eller ställa krav på underlaget era entreprenörer levererar, kan frågorna nedan vara ett stöd. De är en checklista för kravställningen, inte juridisk rådgivning.
- Koppling till arbetet: Hur knyts varje position till utkall, rutt, arbetstyp och förare?
- Incheckning: Kontrolleras positionen mot en punkt eller mot de ytor som ingår? Går radie och minsta vistelsetid att justera per objekt?
- Vägrutter: Byggs rutterna på vägnätet, och kan befintliga rutter importeras? I vilket filformat?
- Täckning: Visas täckningsgrad per rutt medan arbetet pågår? Hur dokumenteras en rutt som inte kunde köras klart?
- Gatuhistorik: Går det att ta fram alla passager på en gata för en vald period och exportera resultatet?
- Rapporter: Vad innehåller rapporten för ett utfört uppdrag, och hur kan mottagaren kontrollera att den inte ändrats?
- Dålig täckning: Sparas positioner i telefonen eller enheten när mobilnätet saknas, och markeras luckor i spåret?
- Flera utförare: Kan egen personal och flera entreprenörer arbeta i samma system?
- Integritet: När samlas positioner in, vad ser föraren, och vilket underlag finns för att informera de anställda?
- Dataskydd och export: Var lagras data, hur länge sparas de, och kan ni få ut dem om avtalet upphör?
Så fungerar det i SnowManager
SnowManager bygger på förarappen i telefonen, för iPhone och Android, så att positionen hamnar direkt på rätt utkall, stopp och förare.
Adresser. Varje adress har ytor ritade på kartan, och det är mot dem GPS:en kontrolleras. När föraren kommer in i det ritade området och stannar längre än minsta vistelsetiden checkas stoppet in, och när föraren lämnar området checkas det ut. En kort förbifart registrerar ingenting. Där inget är ritat används en cirkel runt adressens nål, som standard 60 meter och justerbar per adress mellan 10 och 500 meter. Minsta vistelsetid är som standard en minut och kan också justeras. På en rutt där arbetsledningen vill att föraren själv avslutar varje stopp går automatiskt avslut via GPS att stänga av; ankomst och avfärd registreras ändå.
Vägrutter. Rutter målas direkt på det verkliga vägnätet inom kommungränsen, med vägtyp för varje sträcka (ett körfält, två eller fler körfält, gång- och cykelväg). Befintliga ruttfiler kan importeras som GeoJSON. Varje vägrutt visar täckningsgrad i procent medan den körs, och en förare som avslutar en rutt som inte är helt körd anger en orsak. I gatuhistoriken väljer ni en gata och en period och får varje passage med tid in och ut, riktning och täckt andel, och historiken kan exporteras.
Uppföljning. Livekartan visar alla pågående körningar och hur många enheter som är ute. Avslutade körningar kan spelas upp, och luckor i spåret markeras. Varje utfört stopp kan ge en försäkringsrapport som PDF med tider, en karta över ytan med körd rutt, upp till två foton med tidpunkt samt ett intygs-ID och ett datafingeravtryck för att verifiera rapporten. Alla ändringar i ett utkall loggas med tidpunkt.
Förarna. Appen registrerar position bara medan ett utkall körs, och körvyn visar om GPS är aktiv, pausad eller stoppad. Saknas täckning sparas positionerna i telefonen och laddas upp när anslutningen är tillbaka. Tips: på iPhone behöver appens platsåtkomst stå på "Alltid", annars slutar automatisk incheckning att fungera när telefonen ligger i fickan.
För kommuner. I kommunläge döljs allt som gäller kundfakturering. Tvåfaktorsinloggning kan krävas för alla, och plattformen drivs enligt ISO/IEC 27001:2022, uppfyller GDPR och lagrar data i europeiska datacenter. Läs mer på sidan om vinterväghållning för kommuner och i översikten över GPS-spårning och dokumentation.
Sammanfattning
Ett bra GPS- och kontrollsystem för vinterunderhåll kopplar varje position till utkall, rutt och förare, checkar in vid adresser utan knapptryck, visar täckningen medan det snöar, besvarar "har min gata plogats?" på några sekunder och ger rapporter som håller när ett skadeärende dyker upp. Och det registrerar arbetet, inte människan.
Läs mer i guiderna om GPS-spårning för snöröjning och vinterväghållning, eller boka en demo så går vi igenom livekartan, en vägrutt och en försäkringsrapport med era egna rutter.